GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
CONTEXTO
ENERCON, compañía líder en el sector de las energías renovables, identificó la necesidad de reforzar la eficiencia interna y mejorar el tratamiento de la información corporativa. La gestión documental se había convertido en un elemento estratégico para garantizar la trazabilidad, el acceso rápido a los archivos y la correcta conservación del conocimiento dentro de la organización.
Los equipos responsables de la documentación interna manejaban un volumen creciente de información técnica, administrativa y operativa, por lo que era imprescindible dotarlos de criterios claros, buenas prácticas y herramientas eficaces para gestionar los archivos de manera estructurada, coherente y segura. El objetivo principal era reducir riesgos, evitar la pérdida de información, estandarizar procesos y asegurar un flujo documental más eficiente en toda la compañía.
Este proyecto se integró en una estrategia más amplia de mejora continua y transformación digital, con la intención de optimizar la gestión de la información, profesionalizar los procesos internos y aprovechar nuevas oportunidades de digitalización y automatización.
Con este reto, ENERCON confió en SKOLAE Formación para diseñar un programa formativo orientado a fortalecer las competencias del equipo y mejorar la gestión y organización de sus archivos corporativos.
SOLUCIÓN SKOLAE Formación
SKOLAE Formación desarrolló una formación presencial de 14 horas, centrada en la optimización y digitalización de la gestión documental corporativa. El objetivo fue ofrecer a los colaboradores herramientas prácticas y criterios claros para estructurar, clasificar, conservar y consultar la información. Las sesiones abordaron tres ejes fundamentales:
- Buenas prácticas en clasificación y conservación de documentos: Se trabajaron criterios comunes para ordenar archivos, establecer categorías, garantizar la trazabilidad y facilitar el acceso rápido a la información.
- Uso eficiente del software interno de gestión documental: Los participantes aprendieron a aplicar reglas de archivo, metodologías estructuradas y funcionalidades del sistema interno para mejorar la organización de documentos y reducir errores.
- Introducción a recursos de automatización e IA generativa:Se incorporó una visión actualizada de herramientas digitales que permiten agilizar la búsqueda, clasificación y tratamiento de la información, especialmente relevante en el contexto de transformación digital de ENERCON.
Este enfoque permitió al equipo comprender no solo qué hacer para organizar archivos de forma eficiente, sino también cómo integrar nuevas tecnologías para mejorar el proceso.
METODOLOGÍA
La metodología implementada por SKOLAE Formación fue activa, práctica y altamente participativa, orientada a garantizar la transferencia inmediata del aprendizaje al puesto de trabajo.
Incluyó:
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Ejercicios de simulación, donde los participantes aplicaban reglas de clasificación a documentos reales.
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Trabajo colaborativo, fomentando el intercambio de experiencias y la unificación de criterios.
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Dinámicas de reflexión, para identificar mejoras en los procesos actuales.
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Casos prácticos de Enercon, lo que permitió adaptar el aprendizaje a los flujos y necesidades específicas de la organización.
Este enfoque facilitó que los equipos no solo adquirieran nuevos conocimientos, sino que también desarrollaran la capacidad de aplicarlos directamente en su día a día.
IMPACTO OBTENIDO
Tras la intervención de SKOLAE Formación, ENERCON logró:
- Desarrollar competencias sólidas en gestión documental: El equipo adoptó buenas prácticas claras para clasificar, conservar y consultar información, reduciendo errores y agilizando el trabajo diario.
- Optimizar la eficiencia en el flujo de información: La mejora en la estructura documental permitió acortar tiempos de búsqueda, garantizar el acceso inmediato a documentos clave y reducir duplicidades o pérdidas de información.
- Consolidar un sistema documental más robusto y digitalizado: La incorporación de metodologías estructuradas y herramientas digitales —incluida la IA generativa— reforzó la modernización del sistema documental y lo alineó con la estrategia de transformación digital de la empresa.
- Aumentar la cohesión y estandarización de procesos: Gracias a las dinámicas colaborativas y al abordaje de casos reales, los equipos adoptaron criterios comunes que fortalecieron la coherencia en toda la organización.
Este caso de éxito demuestra cómo una formación bien diseñada puede convertirse en un pilar estratégico para una gestión documental eficiente, moderna y alineada con los objetivos corporativos de ENERCON.
